演奏会の企画から開催までの流れ
初めて演奏会・リサイタルを開かれる演奏家の方のために「企画から開催までの流れ」をこれだけは押さえておきたいことを記載しました。規模は小ホールでの開催で運営マネージメント会社に依頼せずに自分自身とお友達がスタッフとなり進めていくための基礎知識です。
準 備
・会場の確保
演奏会・リサイタルの会場の多くは1年前から予約を受け付けています。人気のあるホールはすぐに埋まってしまい抽選になることもよくありますので、他に2,3の候補のホールを考える必要があります。そして予め予約方法を確認しておくことが大切です。
・演奏曲の決定
コンサート・リサイタルを開くにあたり重要なのは演奏曲の決定です。演奏会のチラシ、チケット、プログラムパンフレットの準備もありますので遅くても6か月前には決定するようにしましょう。
演奏時間は間に休憩を挟んで2時間ぐらいが理想です。
・演奏会の予算書
コンサートの収支予算の項目には次のようなものがあります。
【支出】
会場(ホール)費
出演者にかかる出演料、交通費、宿泊費等
印刷費（チラシ、チケット、プログラムパンフレット、ポスター、招待状）
雑費（スタッフへのお礼、アルバイト人件費、著作権料ほか）
【収入】
入場料収入
初めての演奏会・リサイタルでの収入は入場料以外にほとんど望めません。費用を最小限に抑え、出来るだけ赤字を抑えましょう。
・スタッフの確保
演奏会・リサイタルを開催するうえで、さまざまな準備や当日の運営を進めてくれるスタッフの確保が重要です。運営マネージメント会社に依頼せず、演奏者本人が中心となって友人に助けてもらい、会場の予約することから始まって、印刷物の作成、チケットの販売、公演当日の業務をスムーズに実行できるようにスタッフを確保することが大切です。
・協賛、後援の依頼
後援……公共機関や新聞社など公共性の高い広報的な側面から応援しくれる団体が主です。
協賛……演奏会・リサイタルに賛同し、金銭的援助を中心に援助してくれる団体や個人。
チラシやポスターを準備する段階でお願いし手続き内容を確認することが大切です。
後援、協賛をいただいたスポンサーには招待状を送付し、終了後にお礼状とコンサート・リサイタルの報告をすることが重要です。
集客活動
・演奏会チラシ、チケット、プログラム、招待状の制作
演奏会・リサイタルの実施に当たり、チラシ・ポスター等の印刷物は集客活動に大変重要です。
チラシ、ポスターには必ず記載が必要な項目がいくつかあります。入念に確認して作成に当たってください。
【必修記載項目】
演奏会・リサイタルのタイトル、日時、開場・開演時間、会場、
入場料（自由席、指定席）、入場券販売方法
主催者名、主催者連絡先（電話番号）
【記載したい項目】
出演者のプロフィール、写真
共演者名、共演者のプロフィール、共演者の写真
公演場所の地図、会場までの行き方の説明
ホームページアドレス、ＦＡＸ番号、問い合わせメールアドレス
乳幼児の入場制限について
【必要に応じて記載する事項】
共催、協賛、後援、協力団体・会社名
・チケットの前売り・配布・管理
初めての演奏会・リサイタルではほとんどが関係者に販売され、不特定多数のお客さまは少ないのが実情です。しかしチラシに記載している電話、メールで問い合わせがあればスムーズに対応できるようにしなければなりません。またチケットはプレイガイド、インターネット予約で買えるようにしておかなければなりません。例えば一番大手の「電子チケットぴあ」の1社だけにお願いするだけで大丈夫です。
チケットは全自由席と指定席がありますが、初めての演奏会・リサイタルではほとんどの場合全席自由をお勧めします。
・招待状の送付・告示・広告・パブリシティ
招待状はこれまで師事した先生方やお世話になった方々へのご招待用です。手渡しがベストですが、遠方の方には郵送でもいいでしょう。
招待状は封筒にチラシと招待状を入れ送るのが通常です。招待状の文面には決まりはありませんが、実績の招待状・案内状にサンプルが載っていますのでご参考にしてください。
告知は音楽関連の月刊誌、新聞のコンサート案内や催事案内への無料掲載をしてもらう方法です。100％掲載されるとは限りませんが、掲載される確率は大きいでしょう。
無料ご招待などの欄があるところもありますので申し込みをするのもよいでしょう。
広告はチケットを販売する集客のため、もう一つは広報的なものです。新人演奏会やリサイタルの場合は広告でチケットは余り売れませんので、広報的な目的が大きくなります。
・会場（ホール）との打ち合わせ
会場の申し込み・契約が終わっていても、遅くとも1カ月前までには詳細の打ち合わせをしなければなりません。ホールと日時を決め当人とスタッフで会場に出向き打ち合わせを行います。当日会場を使用するための使用時間、付帯設備、音響、照明他の確認を行います。
マネージメント会社のようにいつも多くの公演をかかえている場合には「公演手配書」※で済ませてしまいますが、通常はホールに出向いて打ち合わせをします。打ち合わせに準備していくものとして進行表、プログラムがあればスムーズにいきます。
【打ち合わせ内容】
催事名 使用時間 使用楽屋
使用ピアノ調律（上がり時間、ピッチ、立会いの有無、椅子の種類）
タイムスケジュール 照明 音響（カゲマイク等） 反響板の有無
受付周りのこと（ホール専属の案内人等）
当日券（当日券の有無、発売時間、料金）
駐車場の使用 補助席
・著作権申請について
プログラムが決まりましたら著作権申請を行います。ここではリサイタルプログラムの著作権だけについて記述します。
クラシック曲の著作権の保護期間は、原則として著作者の没後50年間になっています。(「戦時加算」（戦争中に存在した連合国の国民の著作権について通常の保護期間に１０年を加算する）の対象となる著作者の作品は約６０年間)
この保護期間にある作品を演奏する場合には、必ず著作者から事前に日本音楽著作権協会へ許可を得る必要があります。 日本音楽著作権協会 http://www.jasrac.or.jp/
演奏会当日
・受 付
開場から開演まで通常1時間ほどです。その間は大変忙しく、受付係のスタッフはスムーズに進行させるために前もって打ち合わせをする必要があります。
【チケットもぎり】
入り口でチケットの半券をもぎ取る係りです。簡単のようですが慣れていないと早くもぎれません。特に全席指定の場合、開場間際は多くの方が並んでいますので、すばやい作業必要です。
【当日チケット販売】
当日券は開場すればすぐに販売を始めます。
金銭のやり取りですので慎重な対応が必要です。またおつり銭も充分用意しておいてください。
【当日預かりチケット】
ほとんどがご招待用のチケットです。一覧表にして来られた方は必ずチェックしてください。
【プログラム渡し】
プログラムを渡す担当者は、通常はチケットもぎりのすぐ後にいて渡します。渡し漏れのないように気をつけましょう。
・観客の案内・誘導
当来場されたお客様に対して気持ちよく聴いて帰っていただくかの気遣いや心配りをするのが観客担当です。大半をホールのスタッフが対応してくれますが、会場（ホール）との最終の打合せ時点で、予想できる事柄についての準備、お客さまへの応対について確認しておく必要があります。
・演奏会終了後
演奏会・コンサートが終わりますとお世話になった先生方、当日来場してくれた人、協力してくれた友人やスタッフにお礼状を出します。できれば1週間以内に出すようにしましょう。
そして締めくくりとして簡単な収支決算書作成し、次回の演奏会・コンサートへの参考資料としてください。